A cosa serve
Qui decidi quando si può prenotare online, quante persone accetti, quali tavoli offri e quali prenotazioni vengono confermate da sole senza che tu debba accettarle. Tutto sta nel Gestionale, in Servizi › Webapp › scheda Prenotazioni, nel blocco Orari:: tocca un giorno (o «Default») e poi la fascia. Se usi le «Configurazioni multiple», ogni configurazione ha i suoi orari (Prenotazioni: il modulo). Dopo le modifiche tocca Conferma in fondo alla pagina.
Come funzionano gli orari delle prenotazioni
Come per gli ordini, ci sono i giorni (più un Default che vale per tutti i giorni non impostati uno per uno) e, dentro ogni giorno, le fasce (per esempio «Pranzo» e «Cena»). Il cliente sceglie giorno, numero di persone e orario. La webapp propone solo gli orari in cui c'è almeno un tavolo libero e adatto.
Attenzione: al primo Conferma della pagina Webapp il Default viene creato da solo con una fascia 00:00 – 23:59 e tutti i tavoli. Vuol dire che i clienti possono prenotare a qualsiasi ora, anche alle 4 di notte. Sistemalo subito con i tuoi orari veri, oppure accendi Chiuso: sul Default se non vuoi prenotazioni online.
Ci sono due modi di contare i tavoli occupati:
- senza turni (è così che parte): un tavolo prenotato in una fascia è occupato per tutta la fascia. È il caso tipico della cena: una prenotazione per tavolo per sera;
- con turni: il tavolo resta occupato solo per la durata del turno, poi torna prenotabile. Utile con il doppio turno o per i campi sportivi a ore.
Giorni
«Orari:» (prenotazioni)
L'elenco dei giorni con le loro fasce di prenotazione.
«Chiuso:» e data di riapertura
Acceso: quel giorno non si può prenotare. Sul Default chiude tutti i giorni che non hanno orari propri. Con la data, il giorno si riapre da solo da quella data in poi.
Quando conviene usarla: per il giorno di riposo e per le ferie (chiudi il Default con la data di rientro).
La fascia
«Apertura:» / «Chiusura:»
Il primo e l'ultimo orario prenotabile. Esempio: 19:00 – 22:00 vuol dire che l'ultima prenotazione possibile è alle 22:00 (non che la cucina chiude alle 22). Per oggi, gli orari già passati non vengono proposti.
«Intervallo di prenotazione:»
Ogni quanti minuti il cliente può scegliere l'orario: con 15 vede 19:00, 19:15, 19:30… Il minimo è 5 minuti.
Quando conviene cambiarlo: mettilo a 30 se vuoi arrivi più distanziati, a 60 per i campi sportivi.
«Max. coperti per tavolo:»
Il numero massimo di persone per una prenotazione online. Oltre questo numero gli orari risultano pieni e il cliente deve telefonare.
Quando conviene usarlo: se le tavolate grandi preferisci gestirle tu al telefono. Esempio: con 8, una prenotazione da 10 persone non si può fare online.
«Max. coperti:»
Quante persone accetti in tutto nella fascia con le prenotazioni online (vale senza turni). Quando le persone già prenotate più quelle nuove arrivano al massimo, la fascia risulta piena.
Quando conviene usarlo: se la cucina regge un certo numero di coperti, o se vuoi tenere posti liberi per chi arriva senza prenotare.
Consiglio: scrivi un posto in più del massimo che vuoi davvero. Esempio: per accettare fino a 50 persone, scrivi 51.
«Max. coperti accettati autamaticamente:»
Le prenotazioni sotto questa soglia vengono confermate da sole e il cliente riceve subito l'email di conferma. Quelle sopra la soglia restano da accettare: le accetti o le rifiuti tu, dalla cassa o dal Gestionale. Senza turni la soglia guarda il totale delle persone già prenotate nella fascia più quelle nuove; con i turni guarda solo le persone della singola prenotazione.
Quando conviene usarlo: quasi sempre. Esempio: con 30, le prime prenotazioni della sera si confermano da sole; quando la sala si riempie le controlli tu una per una.
Attenzione: con 0 nessuna prenotazione si conferma da sola. Se nessuno guarda le prenotazioni da accettare, il cliente resta senza risposta. Vedi Prenotazioni in cassa.
«Associazione tavolo automatica:»
Acceso: se il cliente non ha scelto un tavolo, il sistema gli assegna da solo il primo tavolo libero della misura giusta. Spento: la prenotazione arriva senza tavolo e lo assegni tu. Con i turni il tavolo viene sempre assegnato.
Quando conviene accenderla: se non vuoi passare ogni prenotazione a scegliere il tavolo a mano.
«Turni:»
Acceso: un tavolo prenotato resta occupato solo per la «Durata turni:» e poi si può prenotare di nuovo. Con i turni accesi il «Max. coperti:» non viene controllato.
Quando conviene accenderla: con il doppio turno (19:30 e 21:30) o per campi sportivi e attività a ore.
«Durata turni:»
Quanto resta occupato un tavolo. Il tavolo è bloccato prima e dopo l'orario prenotato: con 90 minuti, una prenotazione alle 20:00 tiene il tavolo occupato dalle 18:30 alle 21:30.
«Tavoli»
I tavoli che si possono prenotare online in quella fascia. Con Modifica togli quelli che vuoi tenere liberi per chi arriva senza prenotare.
Attenzione: un tavolo creato dopo aver impostato la fascia non è prenotabile finché non lo aggiungi con Modifica.
«Coperti min:» e «Coperti max:» (del tavolo)
Quante persone può ospitare ogni tavolo. Il tavolo viene proposto solo se il numero di persone della prenotazione sta fra il minimo e il massimo. Così un tavolo da 2 non viene dato a 6 persone. Vedi Sale, tavoli e QR code.
Quando conviene compilarli: sempre, se usi l'associazione automatica del tavolo o lasci scegliere il tavolo al cliente.